Pflicht zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025: Was Unternehmen und Freiberufler wissen müssen

04. Jul 2024

Pflicht zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025: Was Unternehmen und Freiberufler wissen müssen

Ab dem 01.01.2025 besteht die Pflicht zum Empfang und für viele Unternehmen und Freiberufler auch zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Dies wurde bereits im Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 festgelegt, welches die Regeln für die Rechnungsstellung nach § 14 UStG neu gefasst hat.

Neue Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen

Vor ein paar Tagen wurde der Entwurf des Schreibens des Bundesministeriums für Finanzen zur obligatorischen Einführung der elektronischen Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen ab dem 01.01.2025 veröffentlicht. Dieses Schreiben enthält weitere Details zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht.

Wer ist verpflichtet?

Alle inländischen Unternehmer, einschließlich Freiberufler, Kleinunternehmer, Vermieter sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe, müssen bei B2B-Geschäften E-Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen

  • Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
  • Rechnungen bis 250 €
  • Fahrausweise

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss:

  • in einem rein strukturierten oder hybriden elektronischen Format ausgestellt und verarbeitet werden können
  • der Norm EN 16931 entsprechen

Die Rechnungspflichtangaben nach § 14 Absatz IV UStG müssen elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Zudem müssen Echtheit, Unversehrtheit und maschinelle Lesbarkeit des XML-Formats gewährleistet sein. Aktuell erfüllen die Formate XStandard und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderungen, ebenso wie die europäischen Formate FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich).

Übermittlung und Empfang der E-Rechnung

Die E-Rechnung muss elektronisch übermittelt werden, z.B. per E-Mail, über eine elektronische Schnittstelle oder zum Download über ein (Kunden-)Portal.

Umfang der E-Rechnung

Die E-Rechnung muss alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten, einschließlich:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Rechnungsdatum und -nummer
  • Leistungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  • Nettobetrag, Preisreduzierung, Steuersatz und Steuerbetrag
  • Ggf. die Umsatzsteuer-ID, Steuerbefreiung

Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen

Für Dauerschuldverträge (z.B. Miet-, Pacht-, Darlehensverträge) genügt es, eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum auszustellen und den Vertrag beizufügen oder klar kenntlich zu machen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Bis zum 31.12.2026 müssen alle Dauerschuldverhältnisse auf E-Rechnungen umgestellt werden, auch wenn die Verträge vor dem 01.01.2025 geschlossen wurden.

Kein Vorsteuerabzug ohne korrekte E-Rechnung

Wird eine E-Rechnungspflicht nicht erfüllt, handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG, was den Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG ausschließt.

Aufbewahrung und Archivierung

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unveränderbar aufbewahrt werden und die maschinelle Auswertung für die Finanzverwaltung sicherstellen. Zusätzliche Aufzeichnungen müssen ebenfalls unveränderbar archiviert werden, wobei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten.

Übergangsvorschriften

Bis zum 31.12.2026 dürfen noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr besteht eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2027.

Vorbereitung auf die Umstellung

Unternehmen sollten rechtzeitig ihre Rechnungsprozesse und IT-Systeme anpassen, mit ihren Anbietern die Integration der E-Rechnung besprechen, gegebenenfalls entsprechende Software anschaffen, Mitarbeiter schulen und die elektronische Archivierung gesetzeskonform sicherstellen.

Wir sind
für Sie Da.

Sie haben Fragen? Dann rufen Sie uns
einfach an oder schreiben Sie uns eine
E-Mail.